Spørgsmål og svar

Man kan kun køre funktionen ”afslut år” én gang pr. regnskabsår. Derimod kan man efterfølgende nulstille sine driftskonti lige så mange gange det skal være.

 Man kan dermed godt bogføre poster i et afsluttet år. Når man bogfører i et afsluttet år vil disse poster blive markeret med et hak i kolonnen ”Efterpost”. Nulstilling af driftskonti kan/skal så foretages, hver gang der er bogført efterposteringer i det afsluttede regnskab.

Du har mulighed for at styre dimensionerne på de automatiske afskrivninger fra købsfakturaen opsætningsmæssigt også. Her anvender du følgende sti: Økonomistyring\Mappen Anlæg\Undermappen Opsætning\Anlægsopsætning.

Flueben i feltet ”Købsdimension på afskrivninger”, har betydning for, hvordan dimensioner håndteres på de automatisk dannede afskrivningsposter. Købsdimensionerne dannes på købsfakturaen, når der er sat et flueben i kolonnen ”Afskriv til anlægsdato”. Det vil sige, at afskrivningen ikke får dimensionerne fra anlægskortet.

Hvis du ikke afkrydser ”Købsdimension på afskrivninger”, og samtidig har afkrydset feltet ”Afskriv til anlægsdato” på købsfakturalinjen, vil Navision automatisk anvende dimensionerne fra anlægskortet på de afskrivningsposter, der dannes på det købte anlæg.

Hvis du afkrydser feltet ”Købsdimension på afskrivninger”, og samtidig har afkrydset feltet ”Afskriv til anlægsdato” på købsfakturalinjen, vil Navision automatisk anvende dimensionerne fra købsfakturalinjen, på de afskrivningsposter, der dannes på det på anlægget i forbindelse med købet. Bemærk at købsdimensionerne derfor bliver konteret på afskrivningsposten.

Bemærk: Når der er afkrydset i feltet ”Købsdimension på afskrivninger”, vil feltet ”Afskriv til anlægsdato” på købsfakturalinjen som standard sættes til ’Nej’.

Bemærk: Når der ikke er afkrydset i feltet ”Købsdimension på afskrivninger”, vil feltet ”Afskriv til anlægsdato” på købsfakturalinjen som standard sættes til ’Ja’.

Se også svaret på "Hvorfor kommer der afskrivninger på anlægget, når jeg bogfører nyanskaffelser til anlæg fra en købskladde/købsfaktura?".

Sommetider kommer der afskrivninger, når man bogfører en anskaffelse fra en købskladde. Dette sker, når købet skal indgå i et eksisterende og tidligere anskaffet anlæg.

Når man opretter købskladden til et anlæg, skal man være opmærksom på, om der er et flueben i feltet ”Afskriv til anlægsdato”. Hvis der er et flueben i dette felt, laver Navision en afskrivning frem til datoen for købsfakturaen.

Hvis man ikke ønsker denne afskrivning, skal man fjerne fluebenet i feltet.

Hvis ikke dette flueben er sat, vil der opstå et hul i afskrivningerne mellem den seneste ordinære afskrivning og frem til bogføringsdatoen for købsfakturaen, som man kan fx kan løse ved en manuel afskrivning for perioden.

Se også svaret på "Hvorfor får jeg købsdimensioner på afskrivninger i forbindelse med købsfakturaer?".

Efter udfasning af tidligere tiders SKS perioder, er der i princippet frit slag for bogføring flere år tilbage i tiden, hvis man ikke er opmærksom på bogføringsdatoen.

Navision Stat tilbyder flere måder at styre de tilladte bogføringsdatoer på.

Styring af tilladte bogføringsdatoer på regnskabsniveau

Sti: Økonomistyring \ Finans \ Opsætning \ Regnskabsopsætning
Faneblad: Generelt
Felt: Bogf. tilladt fra

I dette felt skrives datoen for, hvornår bogføringen må begyndes.

Eksempel: Når regnskabsåret for 2011 er afsluttet, skrives 01-01-12 i feltet – hvorved alle brugere ikke kan bogføre før denne dato.

Rettigheder til menupunktet ”Regnskabsopsætning” findes i rollen NS_OPS_FIN

Styring af tilladte bogføringsdatoer på brugerniveau

Hvis der ikke ønskes styring af tilladte bogføringsdatoer på regnskabsniveau, kan det være en mulighed at anvende bogføringsdatoer på brugerniveau.

Sti: Administration \ Programopsætning \ Brugere \ Brugeropsætning
Felt: Bogf. tilladt fra

I denne tabel kan indvælges de brugere, hvor man ønsker at styre det tilladte bogføringsinterval på den enkelte bruger.

Eksempel: Regnskabschef ønsker at kunne fortsætte med bogføring i 2011, mens det for de 2 regnskabsmedarbejdere kun skal være tilladt at bogføre i 2012.

De to brugere indvælges i tabellen og for begge vælges i feltet ”Bogf. tilladt fra” datoen 01-01-12. For regnskabschefen vælges i feltet ”Bogf. tilladt fra” datoen 01.01.11. Herefter vil det i regnskabsafdelingen kun være regnskabschefen der kan bogføre i 2011.

HUSK at opdatere begge steder, hvis du anvender begge opsætninger.

Rettigheder til menupunktet ”Brugeropsætning” findes i rollen NS_OPS_FIN

Bogføringsdato på den accepterede købsfaktura styres normalt af acceptdato.

Leverandøren kan dog på fakturaen have valgt at angive en leveringsdato. Hvis dette er tilfældet vil Navision Stat bruge datoen for leveringsdato som forslag til bogføringsdato.

Forud for accept af faktura er det muligt at se om leverandør har valgt at angive en leveringsdato. Denne oplysning fremgår nemlig i kolonnen "Bogføringsdato" i Indgående købsdokumentkladde". Såfremt kolonnen ikke kan ses i oversigten kan den indvælges via Vis/vis kolonne.

Desværre er det ikke muligt at afgrænse/filtrere på EASY-A holdnavnet i Navision Stat. Holdnavnet overføres til Navision Stat som en del af beskrivelsen i fakturalinjen, men ikke som et felt, man kan søge og filtrere på. Man kan dog søge på holdnavn i beskrivelsesfeltet.

Sammenhæng mellem opkrævninger/fakturanumre og aktivitet kan du finde i EASY-A i vinduet D433 Betalingsoversigt pr. aktivitet i NS. Her kan du evt. notere intervallet af faktura-numre og bruge det som filter i din søgning i Navision Stat (ved massebogføring og udskrivning).

Alternativt kan du vælge at bogføre i Navision Stat straks efter du har foretaget opkrævningen i EASY-A. Så vil du -  ved at afgrænse på SA-bruger - kunne kontrollere og massebogføre for et hold ad gangen.

Hvis man i SLS får registreret forkerte værdier i segment 1 (den frie specifikation i Navision Stat) kan man – i Navision Stat - rette SLS-kontobroen til, så der indlæses de korrekte værdier i Navision Stat.

Rettelsen sker på vinduet ”SLS-kontobro” under Økonomistyring / Opsætning / Generel Integration / ØDUP Integration / SLS / Kontobro:

1. Sæt markøren ud for den SKS-konto, det drejer sig om. Hvis SKS-kontoen ikke findes allerede –  skal du oprette den.
2. Tryk på knappen ”Funktion” og åbn vinduet ”Kontobro Mapning”.
3. På vinduet ”Kontobro Mapning” skriver du:
4. Delregnskabskode = 1
5. Fra kode = den forkerte værdi i segment 1, der kommer fra SLS
6. Til kode = den værdi, der burde have været registreret i SLS
7. Indlæs lønposen og bogfør den.

Eksempel

Der kommer en konto fra SLS med 1811151010, og den burde have været 181110, altså segment 1 = 10 og ikke 151010.

I vinduet ”SLS Kontobro” står der: SKS-kontonr = 1811 og Navision kontonr = 181110.

På vinduet ”Kontobro Mapning” udfyldes Delregnskabskode = 1, Fra kode = 151010 og Til kode = 10. Herefter indlæses og bogføres lønposen på den korrekte værdi i segment 1 (10 og ikke 151010).

Standard Navision har en uhensigtsmæssighed, der gør, at indtastes modkonto til sidst i linieregistreringen har dimensionerne det med at forsvinde. Udfyldes modkonto først eller flyttes den frem (kolonnemæssigt) foran dimensionerne fastholdes dimensionerne i kladden.

Oprettelse af udmeldt formålsværdi via tabellen "CØSA Formålskoder":

Gå ned under: Økonomistyring / Opsætning / Generel Integration / ØDUP Integration / CØSA Formålskoder.

Stil dig i kolonnen "Kode" og søg efter den formålsværdi du mangler. Stå med markøren i linien med den fundne værdi.

Vælg knappen Funktion/Opret Formålsværdier i Dimensionsværdi tabellen.

Du vil nu se et flueben i feltet "Overført" og formålsværdien vil være at finde i din formålskontoplan.

Oprettelse af formålsværdi, der ikke findes i "CØSA Formålskoder", direkte i egen formålskontoplan.

Gå i egen formålskontoplan: Økonomistyring / Opsætning / Dimensioner / Dimensioner.

Stil dig på linien med Formål og klik på knappen Dimension / Dimensionsværdier.

Klik på F3 for at oprette ny formålsværdi. Indtast Kode og Navn og tryk "Enter".

Indryk evt. dimensionsværdier - knappen Funktion / Indryk dimensionsværdier.

Der kan nu bogføres på formålsværdi.

Der er overordnet 2 muligheder for momsafstemning i Navision Stat.

Rapporten ”Momsafstemning”

Denne rapport giver mulighed for visning af konteringen af Salgsmoms og Købsmoms på de enkelte finanskonti med en total for såvel Salgsmomsen og Købsmomsen nederst på rapporten.

Rapporten Momsafstemning findes to steder i Navision Stat

Økonomistyring \ Finans \ Periodiske Aktiviteter \ Moms

Økonomistyring \ Finans \ Rapporter \ Momsrapportering

Rapporten viser såvel selve momsbeløbet som momsgrundlaget og giver tillige mulighed for at vise de enkelte poster for hver finanskonto.

Rapporten ”Momsangivelse”

Denne rapport minder om kontoskemaet, idet man som bruger kan sætte sin egen rapport op til at vise det ønskede.

I Navision Stat ligger allerede et par standard Momsangivelsesrapporter

STANDARD OES_Standardangivelse

OES_MOMS

OES_ Momsangivelse med EU-moms og importmoms

Rapporterne kan anvendes, som de er, eller de kan tilpasses skolens specifikke Momsbogføringsopsætninger.

Herunder ses et eksempel fra en skole, der har tilpasset en standardrapport til egne momsproduktbogføringsgrupper:

Bemærk at kolonnen ”Beløbstype” også kan sættes op til at vise Momsgrundlaget.

Husk i øvrigt altid at oprette en ny momsangivelse, hvis du vil lave tilretninger i en eksisterende. Kopier da blot indholdet fra en af standard momsangivelserne til den, du selv har oprettet og lav dine tilretninger her.

Du kan anvende momsangivelsen. Den skal justeres og sættes op så den viser både momsgrundlag og momsbeløb for hver momsproduktbogføringsgruppe. Momsproduktbogføringsgruppen ligger på momsposten og ikke på finansposten, så derfor kan en alm. balance ikke anvendes. Se nedenstående eksempel.

Ja, du kan bestille udskriften "Forfaldne debitorposter selveje" (rapport-id 6007762) afgrænset til ekstern system bruger. Du angiver brugeren under fanebladet "Debitorpost".

Der kan være debitorposter, man af den ene eller anden grund ikke ønsker at få med på sine rykkere.

Et første skridt til at fravælge bestemte debitorposter i rykkerkørslen er at markere posten med initialer i feltet ”Afvent”. Har debitor nemlig kun én forfalden post og denne har markering i ”Afvent”, vil der ikke blive oprettet en rykker på baggrund af denne ene post.

Hvis debitor imidlertid har yderligere en forfalden post, vil der dannes en rykker på baggrund af denne og da vil den forfaldne post med markering i ”Afvent” også blive medtaget og vist på rykkeren.

For at undgå at poster med markering i ”Afvent” i det hele taget bliver medtaget i rykkerkørslen, kan man i kørslen ”Opret Rykkere” under faneblad ”Debitorpost” indvælge feltet ”Afvent”. I kolonnen ”Filter” ud for ”Afvent” skrives to apostrofer: ’’. Disse to apostrofer i feltet gør, at Navision Stat kun vil medtage debitorposter UDEN markering i ”Afvent” i rykkerkørslen. Dermed vil poster med markering i ”Afvent” ikke komme med på rykkeren til debitor.

Hvis man ønsker at anvende en anden rapport (f.eks. salgsfaktura) end den der ligger som standard eller er den aktuelle, skal man først finde ud af, hvad nummer den ønskede rapport har. Derefter skal det ønskede rapportnr. sættes op som standard.

Vælg enten:

Salg & marketing / Ordrebehandling /  Opsætning / Rapportvalg – Salg

eller

Administration / Programopsætning / Salg & marketing / Rapportvalg – Salg

Vælg Salg, Opsætning, Rapportvalg (Salg), Rapporttype = Faktura. Erstat nu det eksisterende nummer i feltet RapportID med nummeret for den ønskede rapport.

Rapporttypen Kreditnota vælges ligeledes herfra, blot med rapporttype sat til Kreditnota

Rapporttypen Rykker vælges fra Administration / Programopsætning / Salg & marketing / Rapportvalg - Rykker

På tilsvarende måde vælges fra købsmodulet:

Administration / It-administration / Opsætning - generelt / Rapportvalg / Køb

Det vil dog være muligt at oprette Anlægsarter med samme numre som skolens ansvarsnumre og efterfølgende koble anlægsartskoden på anlægskortene.

 Anlægsarten kan bruges som filter på de fleste anlægsrapporter.

Tilbageførsel af finansposter er en rigtig smart funktion, som vi generelt anbefaler at bruge.

Der er dog et tilfælde, hvor funktionaliteten ikke fungerer 100% . Dette er når man ved tilbageførslen ændrer bogføringsdatoen. I dette tilfælde bliver datoen på eventuelle dimensionsværdier ikke opdateret korrekt.

I praksis betyder det, at den nye dato ikke vises korrekt i rapporten Dim. Kontokort.

Såfremt der fx anvendes en rapport, der bygger på en dimensionsanalyse, vil der ikke være problemer med forkerte datoer.

For de pågældende rapporter gælder det, at de baserer sig på en analyse. En analyse består af sammenhængende data om finans- og dimensionsposteringer samt ofte også tilsvarende budgettal.

Analyser opdateres normalt automatisk, når der er tale om finansposter. For budgetposter, derimod, sker opdatering ikke automatisk, men skal gøres manuelt. Med andre ord er man som bruger nødt til at opdatere sine analyser manuelt, når man har rettet i sine budgetter eller oprettet nye budgetter.

Opdatering af analyser sker under menupunktet: Finans/Opsætning/Dimensioner/Analyser (benyt evt. F5 for at se alle jeres analyser). Stå på kortet for den relevante analyse og sikr dig, at der er hak ud for punktet "Medtag budgetter" og klik så på knappen "Opdater". Du skulle nu meget gerne se, at tallet i feltet for "Sidste budgetløbenummer" ændrer sig. Er dette tilfældet, har du opdateret din analyse med de nye budgetposter.

Eksempler på rapporter, der baserer sig på en analyse er "Dim. Balance/budget", ”Forbrug og Budget” og "Dimensionbudgetsanalyse I".

I NS 5.3 gør vi livet lidt lettere for de skoler, der anvender selveje-rapporten, og som samtidig ønsker en udskrevet faktura ved E-bilag.

Du aktiverer muligheden for samtidig udskrift af salgsfaktura eller salgskreditnota ved bogføringen på følgende måde:

På en allerede bogført faktura: Vælg knappen ”Udskriv” og i anfordringsbilledet - faneblad ”Indstillinger” - sæt flueben i boksen ud for ”Udskriv hvis elektronisk”.

Klik på ”Udskrift” eller ”Vis udskrift” nederst i anfordringsbilledet. Fakturaen vises nu på skærmen eller udskrives. Luk evt. udskriftsvisning.

Bemærk: Det NYE er, at markeringen ud for "Udskriv hvis elektronisk" nu lagres i brugerens ZUP-fil og derfor fremadrettet vil blive husket.

Næste gang du bogfører en faktura, som skal sendes elektronisk (E-bilag), er det afgørende, om der - via knappen "Bogføring" - vælges ”Bogfør” eller ”Bogfør og udskriv”.

Vælges ”Bogfør” bogføres bilaget som du er vant til – dvs. uden at der udskrives

Vælges ”Bogfør og udskriv” så sørger ZUP-filen for, at Navision husker det flueben, der er sat i anfordringsbilledet. Salgsfaktura/salgskreditnota vil derfor blive udskrevet i forbindelse med bogføringen.

Den gemte information i zup-filen vil ligeledes betyde, at næste gang du har brug for en "Vis udskrift" af en tilfældig bogført faktura (E-bilag), vil fluebenet for "Udskriv hvis elektronisk" være sat, hvorfor "Vis udskrift" virker med det samme.

Bemærk: Den nye funktionalitet gælder også for selveje-kreditnotarapporten (ID=6007183)

Du ser, hvilken fakturarapport skolen anvender via følgende sti:

Administration/Programopsætning/Salg & marketing/Rapportvalg - Salg

Flere brugere har efterlyst et nyt felt på finanskontokortet til at markere, at den pågældende konto ikke skal medtages i udskrifter. Der findes dog allerede en metode til at undgå at gamle / inaktive konti medtages i diverse udskrifter. Metoden omfatter 2 trin:

1) På finanskontokortets første faneblad "Generelt" findes feltet "Spærret". For gamle/inaktive konti, der ikke ønskes udskrevet, sættes et flueben i dette felt.

2) I rapportens anfordringsbillede (der hvor der angives forskellige filtre mm.) tilføjes en ny linie / nyt felt: "Spærret". I kolonnen for filter skrives "nej".

Herefter påføres evt. andre filtre og rapporten udskrives.

Metoden kan eksempelvis anvendes i finansrapporterne "Finans - kontokort" og "Balance".

Opsætningen vedr. den anvendte beskrivelsestekst for finansposten kan ændres fra visning af faktura nr. til beskrivelsen fra den enkelte faktura linje under menupunktet ”Regnskabsopsætning”:

Økonomistyring / Opsætning / Regnskabsopsætning

På fanebladet ”Bogf. Opsætning” finder du feltet ”Finanspost beskrivelse”. I dette felt skal du ændre fra ”Standard” til ”Købs/Salgslinje”.

Der er flere måder faste tekster kan indsættes i f.eks. en salgsfaktura, nemlig standard tekster og udvidede tekster.

Standardtekst

Når du har defineret en kode for hver tekst, kan du indsætte et spørgsmålstegn efterfulgt af koden i et tekstfelt, f.eks. i beskrivelsesfeltet på en salgsfaktura. Du kan også indtaste koden i feltet Nummer på en linje med typen Blank. Når du trykker på Enter, vil hele teksten blive vist i tekstfeltet.

Du kan bruge op til 10 tegn (både tal og bogstaver) for koden. Brug koder, der er lette at huske, og som samtidig beskriver teksten. Teksten Rejseomkostninger kan f.eks. tildeles koden RO.

Koden skal være entydig. Det vil sige, at du ikke kan bruge den samme kode to gange i samme tabel. Du kan definere et ubegrænset antal koder.
Opsætning af koder og de tilhørende standardtekster sker fra Finans, Opsætning, Generelt, Tekster.

Udvidede tekster

Har man brug for at skrive flere linier med tekst i f.eks. salgsfaktura kan udvidede tekster med fordel anvendes. Hvis du klikker her, kan du finde  "Vejledning i brugen af udvidede tekster på salgsfaktura".

Ja, der er kommet en ny afgrænsning til selveje-fakturaen og selveje-kreditnotaen, hvor du kan vælge at skjule ikke-tekst linjer (dvs. de linjer, der er nødvendige af konteringshensyn).

Når du har en faktura af denne type skal du oprette en fakturalinje af typen blank (tekst), hvor du skriver den tekst, som skal stå på fakturaen. Når du bestiller fakturaudskriften efter bogføring, skal du klikke på fanebladet ”Indstillinger” og sætte hak i afgrænsningen ”Skjul ikke-tekst linjer”. På den udskrevne selvejefaktura eller kreditnota får du nu kun vist den fakturalinje, som du oprettede af typen blank/tekst.

Bemærk: Du kan kun vælge afgrænsningen ”Skjul ikke-tekst linjer”, når du henter selveje-fakturaen eller selveje-kreditnotaen frem fra rapportlisten. Ved bogfør/udskriv får du ikke mulighed for at vælge særlige afgrænsninger.

Schematronvalideringsfejl: The unitCode attribute has an invalid value

Afsendelse af E-bilag fejler i Schematron valideringen - faktura får status "mislykket".

Visning af bilag fra Elektronisk Arkiv viser følgende Error Message:

Schema Errors: 1) The unitCode attribute has an invalid value according to its datatype. 2) The unitCode attribute ...

Hvad gør jeg?

Bruger får den viste fejl, fordi den anvendte enhed i salgsfakturaen ikke er opsat i tabellen "Kodeliste".

Menupunktet for "Kodeliste" opsætningen findes her:

Økonomistyring / Opsætning / Generel Integration / NS TS Integration / XML Bro / Kodeliste.

Klik på knappen "Kodeliste" og vælg "Udgående Map". På en tom linie tilføjer du enhedskoden i salgsfaktura til feltet ”fra” og vælger (tryk F6 for valgmuligheder) eksempelvis enhedskoden "EA" i feltet ”til”. EA står for each=styk.

Du kan finde yderligere dokumentation omkring opsætning af Kodelister i Systeminfoen til NS 5.0 på side 78.

Herefter kan fakturaen forsøges sendt igen - via knappen "Funktion" i den bogførte faktura.

Den aktuelle meddelelse fås fordi fakturaafsender har angivet nogle bestemte koder i felterne vedrørende personfølsomme data på fakturahovedet.

Hvis institutionen har behov for at se de personfølsomme data, skal relevant bruger tildeles rettigheder til dette, ligesom Institutionens regnskabsinstruks skal opdateres tilsvarende.

Dette setup i Navision Stat er blevet til i nært samarbejde med  Rigsrevisionen, og er nødvendigt netop fordi dokumentafsender i OIOUBL dokumenter kan angive, at det indeholder  personfølsomme data.

Rettigheder til at se følsomme persondata ligger i rollen "NS_Persondata_SE". Kun brugere tildelt denne rolle har adgang til at åbne originalbilaget og dermed se de pågældende data. Rollen "NS_Persondata_SE" skal tildeles af SUPERbrugeren.

For at oprette en primoafstemning (med slutdato i en åben SKS periode) skal der sættes et flueben i feltet "Afstemning i åben periode" i oversigten med Afstemningskonti.

De selvejende skoler anvender ikke SKS perioder længere og skal derfor ikke være underlagt status for SKS periode.

Jeg vil oprette en ny finanskonto og får følgende fejlbesked, når jeg vil tilknytte årsafslutningskontoen:

"Årsafslutningskonto kan ikke ændres, da "ØDUP-Integrationsopsætning.Import SKS aktiviteter" = Nej."

Beskeden fremkommer fordi de selvejende institutioner i NS 5.0 ikke længere er sat op til at følge den statslige årsafslutningskørsel. Dermed er det ikke længere påkrævet / tilladt at knytte årsafslutningskonto til finanskonti ved oprettelse.

De selvejende institutioner anvender i stedet standard årsafslutningskørslen i Navision, hvor årsafslutningskontoen først skal påføres i forbindelse med selve årsafslutningskørslen.

Fejlen ses hos skoler uden foranliggende fakturagodkendelsessystem og optræder i forbindelse med indgående E-bilag i det nye OIOUBL2 format. Fejlbeskeden henviser til manglende delregnskabskode på faktura fanebladet ”Fakturering”.

Fejlbeskeden kan undgås ved at fjerne et flueben i vinduet for ”Opsætning af E-bilag –partner” som tilgåes fra kreditorkortet:

Fra kreditorkortet vælges:

Kreditor \ E-bilag partner \ E-Bilag partner Opsætning

På fanebladet ”Generelt” findes i højre side feltet ”Brug dimensionskontostreng”.

Dette felt skal være blank – dvs uden flueben.

For at sikre sig at nyoprettede kreditorer oprettes uden flueben i feltet ”brug dimensionskontostreng” kan man tjekke ”Styringsopsætning” for E-bilag:

Økonomistyring \ Opsætning \ Generel Integration \ NS TS Integration \ E-Bilag \ Styringsopsætning

I venstre skal der ikke være sat flueben i feltet ”Sæt Brug dimensionsstreng”.

Ja, men bilaget skal have et af følgende formater:

TIF, PNG, JPG, JPEG, GIF, PDF og XML.

Bilaget der vedhæftes, bør ikke overstige 5 MB.

Bilaget vedhæftes under Salg/Ordrebehandling/Faktura – knappen Faktura – punktet Bilag.

Tryk på knappen Bilag – punktet Indlæs fil.

Find den fil der skal vedhæftes og tryk på Åben.

Du bliver nu spurgt om dokumentet skal indlæses – hertil svares ”ja”.

Derefter bliver du spurgt, om du vil slette bilaget fra dets oprindelige placering – hertil svares som oftest ”nej”.

Bilaget ligger nu i tilknytning til fakturaen. For at få det sendt sammen med fakturaen er det vigtigt at sætte hak i feltet ”Eksport til OIOXML”. Hvis ikke dette hak er sat vil bilaget blive opfattet som et internt bilag, der blot skal bruges som intern dokumentation i forbindelse med fakturaen. I feltet ”Beskrivelse” kan man navngive bilaget – denne tekst vil kunne ses, når man senere går ind på den bogførte faktura og tjekker vedhæftede bilag.

I Navision har man mulighed for, at oprette ekstra regnskaber som lokale regnskaber. Dvs. der ikke udveksles data med ØDUP/ØS.

Navision har endvidere en særlig funktion til at kopiere data (f.eks. kontoplan og andre regnskabsparametre) mellem regnskaber.

Som udgangspunkt kan det godt lade sig gøre at få oprettet ekstra lokale regnskaber. Implementøren har dog ikke mulighed for at oprette og opsætte mange ekstra regnskaber af hensyn til tilrådig tid.

Ved hjælp af feltet ”Afvent” kan det på en bogført kreditorpost (faktura/kreditnota) angives, om posten skal tages med i fremtidige betalingsforslag.

Hvis feltet er udfyldt, vil posten ikke blive medtaget, når du udfører kørslen ”Lav betalingsforslag”.

Sådan gør du

1) Stå på kortet for relevant kreditor

2) Fremsøg kreditorposter (CTRL F5)

3) Find den post der skal afvente betaling

4) Find og stil dig med markøren i feltet ”Afvent” (brug evt. ”vis kolonne” hvis feltet ikke ses)

5) Tryk på F2 for at aktivere indtastning i feltet

6) Skriv dine initialer i feltet

Når kreditorposten ønskes medtaget i betalingsforslaget, fjerner du dine initialer fra feltet ”Afvent”.

Vælg Økonomistyring / Finans / Periodiske aktiviteter / SLS / Indlæs lønposteringer

Vælg Løngenerationsfilter

Sæt hak i "Slet 0 posteringer."

Rapporteringsmulighed vælg "Dan kladdelinier" og tryk Ok.

Hvis vi anvender en EASY-A debitor der i forvejen er oprettet - og har sat hak i feltet fungerer det optimalt. Vi har tjekket, at det ikke giver problemer for opkrævninger uden moms i. Momsen bliver sat på i forhold til momsbogføringsgruppen på finanskontoen.

Hvordan får vi nye debitorer til at have et hak i feltet ”inkl. moms”?

Det gør I ved hjælp af debitorskabelonen. I skal sætte hak i feltet ”inkl. moms” på debitorskabelonen under fanebladet fakturering. Navision Stat henter oplysningen fra debitorskabelonen, når der oprettes nye debitorer fra det studieadministrative system (f.eks. EASY-A). Vær opmærksom på at der findes en skabelon både for læresteds- og persondebitorer, så I skal sætte hakket i begge skabeloner. I finder debitorskabelonen under Salg/Opsætning/Debitorskabeloner STAT.